📋 Resumo do artigo
Este guia explica como criar e usar Templates no Assina Simples para automatizar o envio repetitivo de documentos para assinatura. Aborda criação de templates, definição de campos, envio para múltiplos destinatários e acompanhamento de status.
1. O que são Templates?
Templates são modelos reutilizáveis de documentos com campos de assinatura e preenchimento pré-configurados. Com eles, você cria um documento uma única vez e o reutiliza quantas vezes precisar — sem reconfigurar os campos a cada envio.
Agilidade
Envie contratos recorrentes em segundos, sem reconfigurar campos
Escala
Envie o mesmo documento para múltiplos destinatários de uma vez
Padronização
Garante que todos os envios seguem o mesmo modelo e campos
Tipos ideais para templates
- Contratos de prestação de serviços
- NDAs (acordos de confidencialidade)
- Contratos de locação
- Termos de aceite
- Propostas comerciais
2. Etapa 1 — Criando um Template
Para acessar os templates, acesse o menu lateral e clique em Documentos → Meus Templates.
Documentos → Meus Templates no menu lateral
Clique no botão "Criar template personalizado" (superior direito)
Computador (upload local), Google Drive ou Dropbox (importação da nuvem)
Escolha um nome claro que identifique o tipo de contrato (ex: "Contrato de Prestação de Serviços")
O documento será carregado e estará pronto para configuração dos campos
3. Etapa 2 — Definindo os Campos
Após o upload, clique em Editar / Gerenciar Campos para abrir o editor. Use a barra lateral para adicionar os elementos necessários:
Assinaturas
Local onde o destinatário deve assinar o documento
Campos de Texto
Nome, e-mail, data de nascimento, CPF, endereço, etc.
Carimbos
Selos de aprovação, "Revisado", "Confidencial", etc.
Economia de tempo
A configuração dos campos é feita uma única vez. Nos próximos envios, os campos já estarão posicionados corretamente.
Abra o template e clique em "Editar / Gerenciar Campos"
Assinatura, campo de texto, carimbo, etc. na barra lateral
Arraste e solte o campo no local correto do documento
Adicione um campo de assinatura para cada signatário previsto
Os campos ficam salvos no template para reutilização
4. Etapa 3 — Enviando para Assinatura
Documentos → Meus Templates
Clique no template desejado
Clique no botão "Solicitar Assinatura"
Digite o e-mail ou selecione da lista de clientes/equipe cadastrados
Cada destinatário receberá um e-mail com o link para assinar
Ao enviar um template para vários destinatários ao mesmo tempo, o sistema cria uma cópia individual do arquivo para cada pessoa — ou seja, cada um assina o seu próprio documento separado. Se você precisar que todos assinem o MESMO arquivo (em sequência), use o menu "Meus Documentos" em vez de Templates.
5. Etapa 4 — Acompanhando os Status
Para acompanhar todas as solicitações enviadas, acesse Documentos → Minhas Solicitações no menu lateral.
| Status | Significado |
|---|---|
| ⏳ Pendente | O destinatário ainda não visualizou o documento e não iniciou o processo de assinatura |
| 🔄 Em andamento | O destinatário abriu o documento, mas ainda não concluiu a assinatura |
| ✅ Assinado | O documento foi assinado com sucesso por todos os signatários |
| ❌ Recusado | O destinatário recusou ativamente a assinatura do documento |
Como reenviar um lembrete
- Acesse Documentos → Minhas Solicitações
- Localize a solicitação com status Pendente ou Em andamento
- Clique nos três pontos (⋮) na lateral direita da solicitação
- Selecione Lembrar — o destinatário receberá um novo e-mail de lembrete
6. Resumo — Fluxo Completo de um Template
| # | Etapa | O que fazer |
|---|---|---|
| 1 | 📄 Criar template | Documentos → Meus Templates → Criar template personalizado → Upload → Nomear → Enviar |
| 2 | ✏️ Definir campos | Editar / Gerenciar Campos → Adicionar assinaturas, textos e carimbos → Posicionar → Salvar |
| 3 | 📤 Solicitar assinatura | Abrir template → Solicitar Assinatura → Adicionar destinatários → Enviar Solicitação |
| 4 | 📊 Acompanhar | Documentos → Minhas Solicitações → Verificar status → Reenviar lembrete se necessário |