📋 Resumo do artigo
Este guia explica como cadastrar e gerenciar clientes/parceiros, colaboradores e departamentos no Assina Simples. Com essas funcionalidades, você organiza os acessos e permissões dentro da plataforma, garantindo segurança e eficiência no fluxo de documentos.
1. Onde Encontrar o Gerenciamento de Usuários
Todas as funcionalidades de usuários estão agrupadas no menu Usuários, no menu lateral esquerdo da plataforma. Ao expandir, você verá três opções:
| Submenu | Para que serve |
|---|---|
| 👥 Clientes e Parceiros | Cadastro e gerenciamento de pessoas externas que precisam assinar ou receber documentos |
| 🏢 Departamentos | Organização de colaboradores em grupos, controlando acesso por área (Jurídico, RH, Financeiro, etc.) |
| 👤 Minha Equipe | Gestão de colaboradores internos com controle granular de permissões |
2. Clientes e Parceiros
Cadastre pessoas externas que assinarão ou receberão documentos da sua empresa.
Por que cadastrar clientes?
- Evita digitar manualmente o e-mail do cliente toda vez que precisar enviar um documento
- O cliente terá uma conta no Assina Simples, podendo acessar documentos enviados a ele
- Permite o envio rápido de documentos sem necessidade de convites adicionais a cada vez
Como cadastrar um cliente ou parceiro
Usuários → Clientes e Parceiros no menu lateral
Clique em "Novo Cliente ou Parceiro"
Nome completo, e-mail e empresa/organização
Telefone e endereço (recomendado para facilitar o contato)
O cliente receberá um e-mail com senha temporária para acessar a conta
Clientes cadastrados só podem visualizar os documentos que foram enviados diretamente a eles. Eles não têm acesso aos arquivos internos da empresa nem a documentos de outros clientes.
3. Colaboradores — Minha Equipe
Adicione membros internos da equipe com controle de permissões individuais.
Usuários → Minha Equipe no menu lateral
Clique em "Adicionar Colaborador"
Nome completo e e-mail do colaborador
Selecione quais ações o colaborador poderá realizar (ver tabela abaixo)
O colaborador receberá um convite por e-mail para acessar a plataforma
Permissões disponíveis para colaboradores
Upload de arquivos
Autoriza o envio de novos arquivos para a conta da empresa
Editar e assinar
Permite modificar documentos e adicionar assinaturas
Solicitar assinaturas
Permite encaminhar documentos para assinatura de terceiros
Visualizar todas as solicitações
Exibe solicitações pendentes, concluídas e recusadas de toda a equipe
Deletar arquivos e pastas
Autoriza a exclusão permanente de documentos
Proteção de arquivos/pastas
Permite alterar configurações de segurança de documentos
Se o colaborador já possui uma conta no Assina Simples com o mesmo e-mail, não será possível cadastrá-lo novamente. Solicite ao colaborador que acesse com a conta existente ou entre em contato com o suporte.
4. Departamentos
Organize colaboradores em grupos para controle de acesso a documentos por área.
Para que servem os departamentos?
- Agrupam colaboradores por área (ex: Jurídico, Financeiro, RH, Comercial)
- Documentos enviados por membros de um departamento ficam acessíveis somente ao mesmo grupo
- Um colaborador pode pertencer a mais de um departamento simultaneamente
- O administrador da conta tem acesso a todos os documentos de todos os departamentos
Usuários → Departamentos no menu lateral
Clique em "Novo Departamento"
Exemplos: Jurídico, Financeiro, RH, Comercial, Diretoria
Usado para centralizar comunicações internas do grupo
Selecione os colaboradores que farão parte deste departamento
O departamento ficará disponível imediatamente para uso
5. Resumo — Quando Usar Cada Módulo
| Módulo | Use quando... | Acesso do usuário |
|---|---|---|
| 👥 Clientes e Parceiros | Precisa enviar documentos para pessoas de fora da empresa | Somente os docs enviados a ele |
| 👤 Minha Equipe | Quer dar acesso à plataforma para alguém da equipe interna | Conforme as permissões definidas |
| 🏢 Departamentos | Precisa organizar colaboradores por área e controlar acesso a docs por grupo | Docs do departamento + permissões |
Agora que sua equipe e clientes estão organizados, explore como criar e enviar documentos para assinatura.