📋 Resumo do artigo
Este guia explica o fluxo completo para solicitar assinaturas eletrônicas de clientes no Assina Simples: como abrir um documento, definir destinatários, escolher o modo de assinatura (simultâneo ou em cadeia), personalizar a mensagem, configurar campos e acompanhar o status das solicitações.
1. Acessando um Documento para Solicitar Assinatura
Documentos → Meus Documentos no menu lateral
Clique no documento desejado para abri-lo
Clique no botão "Solicitar Assinatura" no canto superior direito
O destinatário NÃO precisa ter uma conta no Assina Simples para assinar o documento. Basta ter acesso ao e-mail informado no momento da solicitação.
2. Etapa 1 — Definindo os Destinatários
Na tela de Solicitação de Assinatura, adicione os e-mails das pessoas que devem assinar o documento:
- Digite o e-mail diretamente no campo "E-mails dos Destinatários"
- Se o destinatário já estiver cadastrado, selecione-o na lista
- Adicione quantos destinatários precisar na mesma solicitação
Modo de assinatura — simultâneo ou em cadeia
Assinatura Simultânea
- Todos recebem o documento ao mesmo tempo
- Ideal para documentos sem hierarquia
- Mais rápido — todos podem assinar ao mesmo tempo
- Ex: parceiros assinando contrato de parceria
Assinatura em Cadeia
- Próximo só recebe após o anterior assinar
- Ideal para hierarquia de aprovação
- Corrente quebra se alguém recusar
- Ex: gerente assina depois do colaborador
No modo em cadeia, se um destinatário RECUSAR a assinatura, a corrente é interrompida e os próximos não receberão o documento. Use este modo apenas quando a hierarquia de aprovação for obrigatória.
3. Etapa 2 — Personalizando a Mensagem
No campo Mensagem ao(s) destinatário(s), adicione um texto explicativo que será incluído no e-mail enviado. Uma boa mensagem aumenta a taxa de resposta e evita dúvidas.
"Segue o contrato referente ao serviço que será prestado a partir do mês que vem. Por favor, preencha e assine o documento. Em caso de dúvidas, entre em contato conosco."
Opções avançadas disponíveis
| Opção | O que faz |
|---|---|
| Identificar signatários | Solicita nome e CPF ao assinar, vinculando a identidade ao documento |
| Adicionar observadores | Pessoas que acompanham o processo mas não precisam assinar |
| Monitorar validade | Define prazo de expiração para a solicitação |
| Autodestruir solicitação | Remove a solicitação automaticamente após determinado tempo |
| Autenticação de dois fatores | Exige código de verificação adicional para assinar |
| Posicionar local de assinatura | Define exatamente onde no documento a assinatura será inserida |
4. Etapa 3 — Configurando os Campos de Assinatura
| Campo | Uso | Obrigatório? |
|---|---|---|
| ✍️ Assinatura | Local onde o signatário deve assinar | Sim — obrigatório em todo contrato |
| 👤 Nome completo | Identificação do signatário no documento | Recomendado |
| 📅 Data de nascimento | Validação de identidade quando necessária | Conforme necessidade |
| Confirmação de identidade pelo e-mail do signatário | Conforme necessidade |
Assinatura, nome completo, data, e-mail, etc. na barra lateral
Clique e segure para mover o campo até a posição desejada no documento
Cada signatário terá seu próprio campo de assinatura identificado por cor
Os destinatários receberão o e-mail com o link para assinar
5. Etapa 4 — Acompanhando as Solicitações
Todas as solicitações ficam disponíveis em Documentos → Minhas Solicitações.
| Status | Significado |
|---|---|
| ⏳ Pendente | O destinatário ainda não visualizou o documento |
| 🔄 Em andamento | O destinatário abriu a solicitação e está analisando |
| ✅ Assinado | O destinatário concluiu a assinatura com sucesso |
| ❌ Recusado | O destinatário recusou — o motivo fica registrado no histórico do documento |
| Ação | Como executar |
|---|---|
| 🔔 Enviar lembrete | Clique nos três pontos (⋮) à direita da solicitação → Lembrar |
| ❌ Cancelar solicitação | Clique nos três pontos (⋮) → Cancelar Solicitação → Confirmar |
| 📋 Ver histórico | Abra o documento → aba Histórico (mostra cada ação com data, hora e IP) |
| 💬 Chat & Anotações | Abra o documento → aba Chat & Anotações (comunicação com signatários) |
6. Fluxo Completo — Visão Rápida
| # | Etapa | Ação na plataforma |
|---|---|---|
| 1 | 📂 Abrir documento | Documentos → Meus Documentos → selecionar o arquivo → Solicitar Assinatura |
| 2 | 👥 Destinatários | Digitar e-mails → escolher modo (simultâneo ou em cadeia) → configurar opções avançadas |
| 3 | ✉️ Mensagem | Escrever texto explicativo → clicar em Definir Campos |
| 4 | ✏️ Campos | Arrastar assinatura, nome, data para os locais corretos → Enviar Solicitação |
| 5 | 📊 Acompanhamento | Documentos → Minhas Solicitações → verificar status → lembrar se necessário |
Agora você domina o fluxo completo de solicitação de assinatura. Para contratos recorrentes com o mesmo formato, considere usar Templates para agilizar ainda mais o processo.